Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Luuppi ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste, joka koskee Luuppi ry:n jäseniä sekä nettipalvelun käyttäjiä. Laadittu 22.05.2018. Viimeisin muutos 10.06.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Luuppi ry, Kanslerinrinne 1, 33014 Tampereen yliopisto, Pinni B-rakennus Huone B0030.

Hallitus@luuppi.fi

Myöhemmin “Luuppi”

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Luupin hallitus, hallitus@luuppi.fi

3. Rekisterin nimi

Luupin jäsenrekisteri ja verkkopalvelun käyttäjärekisteri.

4. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä eli Luupin jäsenellä tai verkkopalvelujen käyttäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan oikeus

• Saada pääsy
  • Oikeus saada tiedot henkilötiedoista ja pyytää pääsyä henkilötietoihin joita Luuppi käsittelee sinuun liittyen
• Oikaista tietoja
  • Rekisteröity pystyy itse muuttamaan tietojaan suoraan Luupin nettisivuilta omasta profiilistaan
• Poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
  • Luupilla on velvollisuus säilyttää tietoja niin kauan kuin jäsenyys yhdistyksessä jatkuu
  • Luuppi voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä
• Rajoittaa tietojen käsittelyä
  • Rekisteröityvoi pyytää jonkin tietonsa käsittelyn rajoittamista niin, että sitä käsitellään ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella
  • Ei koske tiedon säilytystä
• Siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • Rekisteröity voi pyytää Luuppia säilyttämän tiedon siirtoa toiselle rekisterinpitäjälle
• Vastustaa tietojen käsittelyä
  • Rekisteröity voi henkilökohtaisen ja erityisen syyn perusteella vastustaa tietonsa käsittelyä.
  • Ei koske tilannetta jossa Luuppi voi osoittaa että tiedon käsittelyyn on huomattavan tärkeä ja perusteltu syy
• Olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
  • Luuppi ei käytä tietoja automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin

5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelyn tarkoitus	Käsittelyn oikeusperuste	Henkilötietoryhmät joita tarkoitukseen käytetään
Tapahtumailmoittautuminen ja tuotteiden myynti	Sopimuksen täytäntöönpano	Tilaushistoriatiedot ilman lisätietoja Tilausten lisätiedot
Yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon ylläpito	Lakisääteinen velvoite	Jäsentiedot
Verkkopalvelun käyttäjien tunnistaminen	Sopimuksen täytäntöönpano	Käyttäjätiedot
Jäsenviestintä	Suostumus	Yhteystiedot
Yhteydenotot tapahtumaosallistumisiin, tilattuihin tuotteisiin tai palveluihin liittyen	Sopimuksen täytäntöönpano	Yhteystiedot
Henkilön näyttäminen muille tapahtumien osallistujalistoilla	Suostumus	Muille käyttäjille näkyvät tiedot
Edunvalvonnan ja toiminnan suunnittelu	Suostumus	Demografiatiedot
Kyykkälainauslista	Sopimus	Yhteystiedot
Vaatelainauslista	Sopimus	Yhteystiedot
Toimiston webcam-kuvamateriaali	Oikeutettu etu	Kameran kuvamateriaali
Sähköpostilistojen ylläpito	Suostumus	Yhteystiedot
Hallituksen kokousten ja yhdistyksen kokousten pöytäkirjojen saattaminen jäsenistön luettavaksi yhdistyksen päätöksen mukaisesti. Pöytäkirjoissa on lista kokouksessa läsnäolleista ja henkilöiden nimiä kokouksen kulkuun liittyvissä merkinnöissä. Henkilön yksityisyyden kannalta arkaluontoista tietoa ei saateta yleisesti jäsenistön luettavaksi.	Oikeutettu etu	Yhteystiedot

6. Rekisteröidyistä kerättävät tiedot

Henkilötietoryhmä	Kuvaus
Käyttäjätiedot	Käyttäjätietoja käytetään, jotta tunnistamme sinut, kun asioit yhdistyksemme verkkopalvelussa. Voimme myös lähettää sähköpostitse tietoja käyttäjätunnukseesi liittyen. Nimi Opiskelijanumero Sähköpostiosoite Salasana
Jäsentiedot	Tiedot kerätään yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon ylläpitämiseksi ja pitääksemme kirjaa jäsenyyteen liittyvistä muutoksista rekisterissämme. Virallinen koko nimi Kotipaikka Jäsenyyden kesto ja tyyppi
Käyttäjätiedot	Käyttäjätietoja käytetään, jotta tunnistamme sinut, kun asioit yhdistyksemme verkkopalvelussa. Voimme myös lähettää sähköpostitse tietoja käyttäjätunnukseesi liittyen. Nimi Opiskelijanumero Sähköpostiosoite Salasana
Yhteystiedot	Yhteystietoja käytetään kun haluat, että otamme yhteyttä sinuun toimintaamme liittyen: yhdistyksen kokouksiin kutsuminen, yhteydenotot tapahtumien aikana esimerkiksi kuljetuksiin liittyen. Jos et halua kokouskutsuja sähköpostiisi, kokouskutsut ovat nähtävillä myös yhdistyksen ilmoitustaululla. Nimi Puhelinnumero Postiosoite Sähköpostiosoite
Demografiatiedot	Keräämme näitä tietoja, jotta voimme suunnitella edunvalvontatoimintaamme ja tapahtumiamme. Lisäksi tietoja käytetään jäsenille näkyvään jäsentilastoon, josta yksittäisiä henkilöitä ei voida tunnistaa. Oppiaineet Tampereen yliopistossa Liittymisvuosi
Julkiset yhteystiedot	Näitä tietoja käytetään kun sinut, niin halutessasi, näytetään muille verkkopalvelun käyttäjille tapahtumien osallistujalistassa tai julkisesti verkkopalvelun verkkosivustohakemistossa: Näyttönimi Verkkosivusto
Tilaushistoriatiedot	Jotta voimme järjestää tapahtumia ja myydä tilattavia tuotteita, kuten haalareita, meidän on kerättävä tietoja tilauksista ja tilausten lisätiedoista. Tapahtumailmoittautumiset Ostetut tuotteet Joissakin tapauksissa saatamme tarvita ostettavan tuotteen tai järjestettävän tapahtuman lisäksi tilauskohtaisia lisätietoja.
Toimiston web-kameran kuvamateriaali	Toimistomme oikeaa puolta, hengailupuoli jossa sohvat sekä televisio, kuvaa videokamera. Reaaliaikainen kuvamateriaali Luupin toimistosta, kuvamateriaalia ei tallenneta Luupin toimesta Kameraan on pääsy Luupin jäsenillä kun he ovat kirjautuneena sisään
Toimiston valvontakameran kuvamateriaali	Toimistomme vasenta puolta, asiointipuoli jossa päivystäjän pöytä, kuvaa valvontakamera Tallennetaan kuvamateriaalia johon on rajattu pääsy

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään,

poikkeuksena tähän ovat:

• Webcam
  • Toimistossamme kuvaa webkamera jäsenistön käyttöön, josta näkee keitä on toimistolla paikalla. Kamera osoittaa toimiston oikeanpuoleista osaa eli sohvia ja televisiota päin.

• Valvontakamera
  • Toimistomme asiointipuolta, ovesta vasemmalle, kuvaa valvontakamera jonka kuvamateriaali tallennetaan. Ainoastaan hallituksen jäsenillä on lupa päästä kuvamateriaaliin käsiksi, tähän tarvitaan myös hyvä peruste.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman henkilön erillistä suostumusta.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Luuppi ry ja sen palveluntarjoaja(t) huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä ja paperilla olevat tiedot tuhotaan välittömän käyttötarpeen jälkeen.

10. Tietojen säilyttäminen ja poistaminen

Rekisteröidyn tietoja säilytetään vain niin kauan kuin tiedot ovat tarpeellisia, esimerkiksi tilausten lisätietoja ei tarvita tapahtuman jälkeen ja ne pyritään poistamaan kuukauden kuluessa tapahtuman loppumisesta. Itse tapahtuman osallistumis- tai maksutietoja säilytämme pidempään mahdollisen maksuhäiriöiden selvittämiseksi.

Rekisteröidyn pyynnöstä poistamme häntä koskevat henkilötiedot, ellei tiedon säilyttämiselle ole lakiin tai sopimukseen perustuvaa velvoitetta, esimerkiksi yhdistyslakiin perustuvan jäsenluettelon ylläpitoon vaadittavia tietoja ei voida poistaa niin kauan kuin rekisteröity  on yhdistyksen jäsen.