Mitä tekee Halmitus 2020? Osa 1

Vanhan sanonnan mukaan, “hindsight is 20/20”, joten tämän vuoden teemana onkin ottaa ennen tehtyjä asioita, ja parantaa niitä tuon jälkiviisauden siivittämänä. Viime syksynä tuli aika myöntää se, että otsikkonakin oleva kysymys ei ole pelkkä meemi.

Monelle Luupin jäsenelle, myös monelle kohtalaisen aktiivisellekin jäsenelle, on hyvin epäselvää, että mitä Luupin hallitus oikeasti tekee kulisseissa. Joskus tämä johtuu siitä, että tehtävät asiat ovat sellaisia etteivät ne yksinkertaisesti oikein näy hallituksen ulkopuolelle, tai vaihtoehtoisesti välillä hieman heikon tiedotuksen takia on joskus saattanut vaikuttaa siltä, että asioita ei olisi otettu hoidettavaksi, vaikka niitä työstettäisiin aktiivisesti kulissien takana. Tämän takia tänä vuonna on haluttu ottaa käyttöön uusi viikkotiedote, jota tullaan julkaisemaan Luupin Telegram-tiedotusryhmässä, sähköpostissa, sekä Facebookissa. Sisältönä on tarkoitus olla poimintoja viikon aikana kulisseissa tapahtuneista asioista, tai mahdollisesti avata hieman kokouksissa käytyä keskustelua, sillä pöytäkirjoista ei täysin välity keskustelun kulku. Tämä ensimmäinen viikkotiedote on erityinen julkaisualustaltaan, sekä sisällöltään, sillä käsiteltävänä on koko joulukuun aikana tapahtunut uuden hallituksen tekemä valmistelutyö. Normaalisti ne tulevat siis olemaan maksimissaan neljäsosan tämän LuuppiSanomajutun pituudesta.

Hallitus aloitti vuoden 2020 valmistelun heti pikkujoulujen jälkeen. Tänä vuonna hallituksen kokoonpano oli harvinainen siitä, että täysin uusia aktiiveja oli vain yksi, ja vanhoja hallituksessa olleita oli jopa viisi, jotka kuitenkin lähes kaikki olivat aloittamassa vasta toista kokonaista kauttaan Luupin aktiivina. Puheenjohtaja onkin myös ainoa, joka aloittaa neljännen kautensa Luupin toiminnassa. Hallituksella on siis kokemusta, mutta vanhoihin tapoihin ei olla juurruttu, joten hallituksella on ollut harvinaisen hyvät edellytykset katsella kuluneita paria vuotta taaksepäin sekä ottaa ylös millaisia asioita olisi hyvä tehdä eri tavalla jatkuvuuden parantamiseksi. 

Heti 4.12. hallitus tapasi keskenään. Tapaamisessa käytiin läpi esimerkiksi miten toimihenkilöiden rekrytoiminen hoidetaan, sekä miten tiimien koostumusta tai roolitusta haluttaisiin muuttaa. Tässä aloitettiin myös ideoimaan hallituksen toimintaperiaatteiden paperille avaamista (itse dokumentti tulee kevään toiseen kokoukseen kaikille nähtäväksi) sekä aloitettiin ideoimaan yleistä roolitusta. Tässä tapaamisessa myös pohjustettiin hieman keväällä tapahtuvia muutoksia tuutorointiin liittyen. 

Toisessa tapaamisessa 9.12. käytiin läpi toimintaperiaatteiden luonnosta, sekä käytiin läpi vanhaa dokumentaatiota, ja sitä mitä sieltä kuuluisi muuttaa. Myöskin ideoitiin strategioiden, sekä yhdenvertaisuussuunnitelman luomiseen käytäntöjä, sekä mietittiin miten ylioppilaskunnan asiantuntemusta näissä voitaisiin hyödyntää. Päätimme myös tässä laajentaa puolivuosikatsaukset periodikatsauksiin, jolloin ottaisimme periodin vaihdoissa aina tiimit, ja muut halukkaat toimijat lyhyempiin palautekeskusteluihin, jotta voisimme saada nopeammalla aikataululla selville epäkohtia. Kevään lopussa sitten jatketaan laajemmilla puolivuosikatsauksilla, joissa jokaisen toimijan kanssa halutaan keskustella kevään kulusta.

Tuossa välissä työstettiin myös uusi perehdytys-checklist uusille toimijoille, uusi päivystysohje päivystyskoulutusten kattavuuden, nopeuden ja tasalaatuistamisen edistämiseksi sekä uusi Slack-ohje sisäisen kommunikaation edistämiseksi. Myös ohjeistusta sähköpostin suhteen luotiin, jotta ulkoinen kommunikaatio olisi myös mahdollisimman selkeää. 

Viimeisessä ennen joulua olleessa tapaamisessa sovimme pelisäännöt tapahtumajaoston toteutusmalleista, sovittiin toimaritiimien esittelyyn tehtävästä sanomajutusta sekä sovittiin hieman olemassa olevan ohjeistuksen siirtämisestä uusien toimijoiden käsiin – hallituksen ja toimareiden sisäisestä Wikistä ollaan luopumassa, jotta voimme ottaa yhden turhan järjestelmän pois. Pidimme sunnuntaina 5.1. vielä yhden tapaamisen, jossa kävimme läpi tilannetta hakijoiden suhteen sekä kohta kohdalta ensimmäisen kokouksen sisältöä, jotta kokous saataisiin etenemään mahdollisimman jouhevasti.

Kaiken kaikkiaan edellinen kuukausi on ollut työntäyteinen koko hallitukselle, kun dokumentointia on tehty pitkälti uusiksi, vaikkakin onneksi kaikki saivat jonkin verran lepoaikaa joulun aikana. Olenkin tainnut kirjoittaa tänä aikana enemmän kuin suurimmalla osalla kursseista (tällä alalla ei niinkään vaikeaa, mutta semmoinen parikymmentä tuhatta sanaa on tullut väännettyä tekstiä ruudulle) ja voin luottavaisin mielin sanoa, että uusien toimijoiden mukaan lähteminen tulee olemaan todennäköisesti merkittävästi helpompaa kuin ennen. Haluankin kiittää koko hallitusta siitä työstä, mitä he ovat tehneet jo näin ennen kuin uuden hallituksen toimikausi on edes ehtinyt alkaa sekä heidän erittäin aktiivisesta otteestaan kuluneeseen kuukauteen. 

Odotan innolla alkavaa vuotta, ja kuten sanoin hallitukselle ensimmäisessä tapaamisessamme, nyt on aika testamentata dokumentaatiota ja toimintamalleja tuleville hallituksille, sekä muuttaa Luupin hallinnossa olevia epäkohtia. Hallinnollisesti Luuppi saattaakin olla ensi tammikuussa siten hyvin erilainen, mieluusti hyvässä.

Lassi Halminen

Puheenjohtaja